PDF-формат — эффективное решение для создания электронных архивов

Электронный архив представляет собой комплексную систему управления документацией в цифровом формате. Сюда входит не только хранение, но и строго регламентированные процессы регистрации, архивирования и систематизации данных.Благодаря электронным архивам организации значительно сократили расходы на хранение и упростили организацию документов. Ещё одно преимущество электронных архивов — их доступность независимо от географического положения. Это особенно актуально в условиях растущей распространённости удалённых рабочих моделей.

Электронное архивирование также расширяет возможности поиска информации. Индексация и указание метаданных упрощают классификацию документов.

Преимущества формата PDF

PDF является популярным форматом для долгосрочного хранения электронных документов. Его широкое применение обусловлено способностью сохранять структуру и содержимое документов (текст, изображения, шрифты и форматирование) независимо от программного обеспечения и аппаратных средств.

Более того, PDF-файл отображает содержимое одинаково на любом устройстве и в любом приложении, так как документ был изначально разработан, включая все шрифты и расположение элементов. Так, формат PDF/A был создан именно для использования при архивировании и долгосрочном хранении электронных документов. Если стоит задача открывать скан-копию печатного оригинала или электронного документа спустя очень долгое время, то лучше использовать именно формат PDF/A.

Указанный формат также предлагает более надёжную защиту документов. К файлам может быть применено шифрование паролем, что обеспечивает доступ только тем, кто имеет соответствующие права.

Электронные архивы в организациях

Активный переход от бумажных носителей к электронным совершил не только бизнес, но и многие некоммерческие организации. Различные образовательные учреждения, включая университеты, библиотеки и музеи, стали чаще применять электронное архивирование для сохранения ценных исторических документов, манускриптов, книг и артефактов.

Главным преимуществом создания электронных архивов для исторических документов является то, что их цифровые копии не подвержены разрушительному действию времени в такой же степени, как и оригиналы. Цифровизация культурного наследия обеспечивает удалённый доступ к уникальным материалам, демократизируя научные исследования и образование.

Документы, оцифрованные в формат PDF с использованием технологии оптического распознавания текста, позволяют реализовывать полнотекстовый поиск по ключевым словам. Ещё одно преимущество электронных архивов для некоммерческих организаций, в частности для библиотек — возможность межбиблиотечного обмена. PDF-формат также обеспечивает быстрый и безопасный обмен документами между научными учреждениями. Кроме того, сокращение перевозок книг и документов способствует снижению вредных выбросов в атмосферу.

Электронные архивы в Японии

Степень распространения и использования электронных архивов существенно варьируется в зависимости от страны. В Японии для передачи документов до сих пор активно применяются факсы, изобретённые ещё в 1843 году.

Одна из причин использования факсов в Японии заключается в том, что в стране до сих пор большую роль играет рукописный, а не печатный текст. Написание иероглифов от руки является не только выражением языка, но и искусством. Преимущество факса в том, что он предоставил возможность сохранить традицию японской письменности. Кроме того, послание, написанное от руки, считается в Японии не только более личной, но и более вежливой формой коммуникации, чем электронное письмо.

Ещё одна причина популярности факса в Японии — широкое использование личных печатей, которые заменяют подпись, в том числе электронную. Поскольку печать легче подделать, чем электронную подпись, документы чаще отправляются по факсу, а не по интернету. Кроме того, при использовании факса данные передаются с одного устройства на другое, а не проходят через сервера, как электронные письма.

Широкое распространение факсов в Японии также обусловлено тем фактом, что значительную часть населения составляют пожилые люди, и многим сотрудникам и клиентам компаний проще пользоваться соответствующим устройством.

По мере интеграции цифрового поколения в профессиональную среду наблюдается естественная тенденция к постепенному отказу от устаревших аналоговых методов коммуникации, таких как факс, в пользу более эффективных цифровых инструментов, таких как электронная почта.

Рекомендации по созданию электронных архивов

Есть ряд практических рекомендаций по использованию PDF-формата для создания электронных архивов:

Сканирование и оцифровка

Одна из основных сложностей в создании электронных архивов— обеспечение высокого уровня сканирования и оцифровки бумажных документов. Данный процесс подразумевает использование современных моделей сканеров и участие опытных технических специалистов. Качественная оцифровка напрямую влияет на чёткость цифровых копий. Плохо отсканированные документы приводят к потере важной информации и нарушают целостность архива.

Стандартизация метаданных

Эффективная организация и извлечение архивных материалов зависят от единообразия и стандартизации метаданных. Особую значимость представляют чётко установленные схемы метаданных документов, которые включают в себя такую информацию, как название документа, имя автора, ключевые слова и описание. Стандартизация обеспечивает единое и структурированное хранение каждого документа в архиве.

Резервное копирование данных

Электронные архивы подвержены различным рискам, включая сбой оборудования, повреждение данных, кибератаки и стихийные бедствия. Копирование данных позволяет снижать указанные риски. Для обеспечения целостности данных копирование должно осуществляться регулярно и по расписанию, а множественные копии архива должны храниться на защищённых серверах. Кроме того, необходимо сформировать систему автоматического копирования данных и план восстановления после бедствия с целью защиты информации от непредвиденных ситуаций.

Доступность и пользовательский интерфейс

Принципиальную значимость имеет доступность электронных архивов. Функции интуитивного поиска, интерактивность и чёткая категоризация улучшают пользовательский опыт.

Периодическое обновление формата

Необходимо периодически оценивать и обновлять стратегии создания цифровых архивов. Проактивный подход к обновлению формата обеспечивает долгосрочную доступность и сохранность электронного архива.

Использование нумерации Бейтса

Данный метод индексации страниц маркирует содержимое документов и облегчает поиск информации в многостраничном PDF-файле. Страницам документа присваиваются автоматически увеличивающиеся номера для уникальной идентификации. Эти номера могут состоять из комбинации цифр и букв, а также содержать префикс и суффикс. Нумерация Бейтса часто используется в медицинских, юридических и коммерческих учреждениях для обработки большого объёма документов.

---

Таким образом, PDF-формат обеспечивает долгосрочную сохранность и доступность архивных документов благодаря своим уникальным свойствам, таким как компактность и встроенные механизмы защиты. Его применение позволяет коммерческим организациям, образовательным учреждениям и библиотекам создавать надёжные электронные архивы, гарантирующие сохранность ценной информации.